Végre jön az új kolléga! Na de hogyan illesszem be?

Az igazság az, hogy sok esetben az első mondatnak örülünk csak, aztán lesz ahogy lesz alapon majdcsak beszokik valahogy az új kolléga, akinek a felvételébe rengeteg időt, pénzt és energiát fektettünk, meg egyébként is van gyakorlata, dolgozott hasonló cégnél, nem lesz gond…

Valóban nem lesz gond?

Jó esetben tényleg nem, de még ha valóban tapasztalt és dolgozott már hasonló cégnél mint a miénk, akkor is foglalkoznunk kell vele.
A próbaidő alatt fordítjuk át a jelölt-élményt munkavállalói élménnyé és annak érdekében, hogy ez ne rémálom legyen neki, érdemes néhány dologból folyamatot kovácsolni és tudatos munkáltatóként végigmenni rajta, hiszen ez is a megtartást szolgálja.

Ebben a blogcikkemben összegyűjtöttem a beillesztés legfontosabb tudnivalóit és elemeit, melyet divatosan ma on-boardingnak hívunk.

Mi ez az on-boarding és mi a célja?

Az onboarding az új dolgozók szervezetbe történő integrálását jelenti. Ez magában foglalja az új munkatárs betanítását és a szervezeti kultúrába történő beillesztését, illetve szocializálódásának elősegítését.
Kettős célja van: egyrészt támogatja a munkavállalót abban, hogy minél hamarabb a képességeinek megfelelő teljesítménnyel és biztonságosan végezhesse feladatait, illetőleg segíti az új munkatárs elköteleződését. Nagyon fontos, hogy a lojalitást alapelvárásként szoktuk támasztani a jelölttel szemben, azonban ez csak körülbelül 1 éves munkaviszony idején érkezik el, amit az addigi történések, vezetői és kollegális viselkedések, bánásmódok és döntések erősítenek vagy gyengítenek.

A beillesztési időszaknál célszerű hosszabb tervet készíteni, akár 6-12 hónapos is lehet, de a 3 hónapos próbaidőre mindenképpen javaslok egy strukturált tervet készíteni.

Alapvetően az on-boarding időszak alatt a munkavállalóval meg kell ismertetni a következőket:

• A cég működését, alapértékeit, vízióját.
• A vele szemben támasztott elvárásokat.
• A munkakörébe tartozó konkrét feladatokat, felelősségi és döntési köröket.
• A munkakörének célját, kapcsolatát a többi munkakörrel és munkatárssal. Tudnia kell, hogy hol van a része az egészben, s hogy kihez milyen témákban fordulhat. Ezt egyébként sokszor a régi dolgozók sem tudják, ilyenkor van szükség szervezetfejlesztésre.
• Mi az eszkalációs és a döntési út, és annak módja.
• Hozzájárulását a szervezeti célok megvalósításához.
• A szervezeti kultúrát, a közös normákat, értékeket és szokásokat.
• A cég belső nyelvezetét.

A fenti témakörökbe kisebb nagyobb feladatok is benne foglaltatnak, amelyek lehetnek 1-1 órás meetingektől a heteken át tartó betanításig.

Mikor is kezdődik ez a beillesztési folyamat?

A jó hírem az, hogy az integrálás és ennek élménye akkor lesz pozitív, ha a megállapodás és a munkába állás között is tartjuk a kapcsolatot új munkatársunkkal. Természetesen itt eltérő lehet a folyamat akkor, ha 30 napot és akkor is ha 2 napot várunk a belépésre.

Első nap előtti adminisztráció

Munkaviszonyban történő alkalmazás előtt érdemes elvégeztetni a munka-egészségügyi vizsgálatot a foglalkoztatás-egészségügyi orvossal, illetőleg bekérni a szükséges adatokat a munka- vagy vállalkozói szerződéshez.
Annak érdekében, hogy új munkatársunk érezze, hogy várja őt a csapat, javaslom, hogy egy rövid levelet küldjünk ki neki, melyben erről biztosítjuk őt.

Az a bizonyos első nap

Az első nap tele van izgalommal, rengeteg a kérdés mindkét oldalon. Ez a bizonytalanságból, illetőleg a korábbi rossz tapasztalatok megismétlődésétől való félelemből adódik. Ezzel vegyül egyfajta eufórikus érzés az újjal, az új emberekkel, feladatokkal és környezettel kapcsolatban.

A fenti levél alkalmazásával ez a bizonytalanság csökkenthető, főleg, ha fényképet is küldünk mellé a csapatról, illetőleg azzal is enyhíthető a negatív stressz, ha már az elős napon biztosítjuk az infrastruktúrát.

Javaslom, hogy amennyire lehet, legyen előkészítve a munkatárs munkahelye:

• Telefon
• Számítógép
• E-mail cím
• Hozzáférések a szükséges rendszerekhez, vagy ezek elindítása
• Asztal
• Szék
• Bútorzat
• Mappa
• Íróeszközök
• Irodai eszközök (tűzőgép, Post-it, gémkapocs, stb.)
• Bármilyen saját logós ajándéktárgy: bögre, toll, stb.
• Ha egy nem használt irodáról van szó, javasoljuk az esetlegesen ott felhalmozott eszközök, mappák eltávolítását az új kolléga érkezéséig
• Telefonszám- és e-mail lista

Ha szükséges a munkakörhöz: névjegykártya.

Ebből is azt érezheti új munkatársunk, hogy várjuk őt.

Ezen felül még az alábbi dolgokat is megtehetjük:

• Személyesen fogadjuk őt.
• A munkaviszony létesítéséhez szükséges dokumentumokat előkészítjük és aláírjuk.
• A legfontosabb személyeket előre bevonjuk és megkérjük őket, hogy szenteljenek időt arra, hogy bemutatkoznak és egy rövid beszélgetéssel elkezdik a megismerkedést.
• A munkatársak e-mailes tájékoztatást kapjanak az új munkatárs érkezéséről: fényképpel, bemutatással, feladatainak meghatározásával.
• A napi/heti menetrend ismertetésével növeljük biztonságérzetét, hogy tudja mire számíthat, illetve nekünk is van egy ütemterünk, hogy mikor, kivel találkozik.
• Az irodán való körbevezetéssel megismerkedhet a hellyel, hogy mit és kit hol talál.
• Bemutatás a kollégáknak.
• Az első közös ebéden (de a legjobb, ha az első héten) ne hagyjuk egyedül.
• A legjobb, ha első nap megkapja a munka-, tűz- és környezetvédelmi oktatást.
• Már az első napon kaphat feladatot, vagy részt vehet meetingen, hogy kipróbálhassa magát.
• Az első nap végén kérdezzük meg, hogy érezte magát.

Ütemterv

Hasonlóan az első naphoz, az azt követő időszakot is javaslom megtervezni. Ennek továbbra is a biztonságérzet növelése, a strukturált feladatátadás és a jó érzések megteremtése az elsődleges célja.

Tervezzük meg, hogy mikor és kivel találkozik, illetőleg, hogy mikor melyik folyamatot sajátítja el.

Készíthetünk integrációs tervet, melyen pontosan követhető, hogy hol tart új munkatársunk a betanulási folyamatban.

Javasoljuk egy mentor kijelölését, akihez fordulhat a folyamat során

Mit kell neki megmutatni?

• A szervezeti kultúrát részletesebben, javaslom hangsúlyozni a legfontosabb elemeket.
• Ismerje meg a többi osztályt és az egész működést lássa át. Ismerje meg a termékeket, szolgálatásokat.
• Értessük meg vele a stratégiát és a saját szerepét a stratégiai célok elérésében.
• Adjunk az új kollégánknak egy jól strukturált beosztást, pontos feladatokat, hogy úgy érezze, olajozottan működik a cég.
• Magyarázzuk el a túlórákra, pihenésre, betegségre, ünnepekre, szabadságra vonatkozó irányelveket és szabályokat.
• Tisztázzuk az elvárásokat, jelöljünk ki rövid és hosszútávú célokat, melyek elérését ellenőrizzük is és mindig adjunk visszajelzést!
• Fontos, hogy a mentor, a HR-es és/vagy a vezető legyen nyitott és érdeklődő, ajánlja fel a segítségét, hogyha bármilyen kérdés merülne fel a munkavállalóban.
• Ha van, vegyük be az új munkatársat a közös chatbe, levelezőlistára, csoportokba.
• Adjunk közös feladatokat a régi és új kollégáknak, ezzel is elősegítve a beilleszkedést.
• Kérjünk visszajelzést a régi és az új kollégától is.
• Mutassuk be az eszközöket és rendszereket. Hagyjunk elegendő időt ezek elsajátítására, tréningre, a visszakérdezésre, valamint a visszamérésre.
• Ha a cég kultúrája megengedi, akkor az új kolléga töltsön el pár napot a társosztályokon, melyekkel kapcsolatban lesz akár a folyamat adójaként, akár vevőjeként.
• Nagyon fontos a folyamatos az oda-vissza visszajelzés: az első/második/harmadik hét/hónap végén tekintsük át az erősségeket és azokat a területeket, ahol az új munkatársnak további segítségre lehet szüksége. A visszajelzések esetében fontos szót ejteni a teljesítményértékelési és a próbaidős rendszerről is. A visszajelzéseket csoportos és „one-to-one” módozatok váltakozásával érdemes megszervezni.
• Ha vannak ötletei a kollégának, azok hasznosak lehetnek, mert még „szűz-szeme” van.
• Erre is utalványozhatunk külön időt. Amellett, hogy hasznos lehet a cégnek, az új munkatárs oldaláról rendkívül motiváló, hogy odafigyelnek rá és kíváncsiak a véleményére.
• Be lehet vonni már akár az első héten közös munka utáni programba, de akár lehet üdvözlő party is, vagy csak „új belépő-süti”😊.
• Ütemezzük be a belső és külső tréningeket is. A belső tréningek esetében a kollégáknak, akik a betanítást végzik, utalványozzunk erre időt, máskülönben az ő motivációját ezzel jelentősen csökkentsük. Néhány vállalat betanítási pénzt is fizet a munkatársainak.
• Beszélhetünk a fejlődési és előrelépési lehetőségekről, a képzésekről is.
• A folyamat végén érdemes egy eseményt szervezni arra vonatkozóan, hogy új kollégánk elsajátított minden tudást, mely sikeres munkavégzéséhez szükséges.

A fenti összefoglaló talán lehet macerásnak tűnhet, mondhatjuk, hogy erre nincs idő. Azonban – ha abból indulunk ki, hogy munkavállalóink jó munkahelyet keresnek, akkor – ebben az időben kicsit le kell lassítanunk, hogy nagyszerű élményeket szerezzünk nekik és valójában az egész vállalat számára.

Csenteri-Dénes Ildikó
HR Business Partner & Coach
Sopron, 2022. 07. 01.