A munkaviszonnyal létesítésére, módosítására és megszüntetésére a Munka Törvénykönyve ad útmutatást.
Bár a magyar munkajogi szabályozás 1840-ig nyúlik vissza, majd az 1957 és 1967-es évek újabb pontosítást hoztak, a legnagyobb iránymutatást az 1992. évi törvény hozta, melyet 2012. évi I. törvény írt felül. Ez utóbbi tartalmazza a jelenleg hatályos rendelkezéseket.
A törvényt jogászok tudják a legátfogóbban értelmezni, azonban vállalatvezetőként és vállalkozóként elengedhetetlen, hogy tisztában legyünk az alapfogalmakkal és eljárásokkal.
Mi, HR-es kollégák napi szinten dolgozunk a törvénnyel, annak gyakorlati alkalmazásával. Mostani írásomban összeszedtem azokat a munkajogi, munkajogi szabályokat és HR gyakorlatokat, melyeket a munkaviszony létesítésénél, módosításánál és megszüntetésénél alkalmazunk.
Munkaviszony létesítése
Itt rögtön azzal kezdem, hogy az, hogy valaki munkaerejét vállalkozásunk/cégünk szolgálatába állítsa, többféle mód teheti meg:
- munkaszerződéssel létrejövő munkaviszony keretén belül, így alkalmazottunkká válik;
- ennek egy speciális formája az egyszerűsített foglalkoztatás;
- megbízási szerződéssel, ahol ez a fajta jogviszony nem ad munkaviszonyt (szolgálati
- időt);
- vállalkozói szerződés keretén belül, ahol a nekünk munkát végző egyéni vagy társas vállalkozást folytat.
Jelen írásomban a munkaszerződéssel létrejövő munkaviszonnyal foglalkozom, mely a
vállalkozó/ cég és egy magánszemély között jön létre.
Mikor és hogyan kezdődik a munkaviszony?
Miután a felek kölcsönösen megfeleltek egymásnak az interjún, és a jelölt elfogadta a – ha lehet – írásos ajánlatot, akkor létrejöhet a munkaviszony. Nagyon fontos, hogy ha ezt követően, de még a munkaviszony kezdete előtt mégis elállunk a munkaviszony létesítésétől, úgy a jelölt kártérítési igénnyel élhet. Ugyanez a helyzet, ha már megkötöttük a munkaszerződést.
A munkaviszony keletkezése a munkaszerződés megkötésének időpontja, a munkaviszony kezdete pedig az az időpont, amikor a szerződés hatályba lép – azaz amikortól a munkaviszony létrejön, tehát korábban is meg lehet kötni a munkaszerződést, de legkésőbb az első munkanapon. Ha a felek külön nem rendelkeztek a munkaviszony kezdetéről, akkor az a munkaszerződés megkötését követő nap.
Mielőtt azonban belépne, többféle teendőnk van:
- Munkaköri alkalmassági vizsgálat elvégzése céljából foglalkoztatás-egészségügyi orvoshoz kell küldenünk annak érdekében, hogy még ebben az időszakban kiderüljön, hogy egészségügyi okból foglalkoztathatjuk-e a munkavállalót. Ilyenkor ugyanis az orvos az előzőleg felmért munkakörre állapítja meg a munkaköri alkalmasságot, melyet a munkakörtől függően különböző időszakonként meg kell ismételni.
- Ezt követően célszerű az adminisztratív adatokat felvenni személyes dokumentumai, igazolványai, végzettségét igazoló okiratai, valamint az előző munkahelyről kapott papírok alapján. Ez utóbbi dokumentumok közül a TB kiskönyv eredeti példánya marad a munkáltatónál, melyben a munkaviszony kezdetén rögzíti annak dátumát.
- Kiállítjuk a következő dokumentumokat:
- személyi adatlap,
- munkaszerződés,
- tájékoztató,
- munkaköri leírás.
Nem feltétlenül a munkaviszony kezdete előtt, de a létrejöttekor az alábbi dokumentumokat szükséges kiállítanunk:
- GDPR nyilatkozatok – avagy tájékoztató a személyes adatok kezeléséről,
- amennyiben új munkatársunk valamilyen pótszabadságban, illetőleg adókedvezményben részesül, célszerű az ezekkel összefüggő nyilatkozatokat is megtenni, illetőleg beszerezni azokat, amelyek az esetleges tartozási kötelezettségekről szólnak.
- amennyiben van házirendünk vagy bármiféle viselkedési/eljárási kódex, úgy azt is át lehet neki adni.
- Az adatok alapján még a konkrét munkában állás előtt bejelentési kötelezettségünk van az adóhatóság (NAV) felé. Erről a nyilvántartásba vételről igazolást is kell adnunk új munkavállalónknak.
- Munkakörtől függően igényelhetünk neki a munkavégzéséhez szükséges eszközöket (telefon, szerszám, laptop, gépjármű, munkaruha, jelszavak, e-mail cím, rendszer- és szoftver-jogosultságok stb.). Belépésekor célszerű ezek mind dokumentáltan átvetetni az új munkatársunkkal.
- Amennyiben van erre protokoll a vállalkozásunknál, akkor készítsük el a munkavállalónk integrációs tervét, melyben időrendben szerepelnek azok a tudásanyagok, melyeket a munkavégzéséhez el kell sajátítania, valamint tartalmazza azokat a kollégákat, kaik segítik őt ebben.
- Már előre meg kell szervezni az érkezésének körülményeit, azt, hogy kivel és mikor fog találkozni.
- Szintén előre kell megszervezni az első napon kötelező munkavédelmi oktatást is.
- Amennyiben van ilyen, az új dolgozói bevezető/integrációs tréninget is meg kell szervezni. Ha többen lépnek be cégünkhöz hasonló időszakban, célszerű ezeket összehangolni.
Most nézzük meg részletesebben a kötelező dokumentumokat.
Munkaszerződés
A munkaviszony munkaszerződéssel jön létre, melynek ugyanaz az előnye, mint a veszélye: mindenben meg lehet benne állapodni. A legfontosabb azonban, hogy egyrészt írásba kell foglalni, másrészt a munkaszerződésnek vannak kötelező elemei, melyeknek minden esetben benne kell foglaltatniuk a dokumentumban:
- munkaviszony egyik alanya (aki munkát végez): munkavállaló neve, személyes adatai, melyekről egyértelműen beazonsítható legyen. Munkavállaló az lehet, aki a 16. életévét betöltötte, illetve az iskolai szünet alatt az a 15. életévét betöltött tanuló, aki nappali rendszerű képzés keretében tanulmányokat folytat. A nagykorúság betöltése előtt azonban minden esetben írásbeli szülői engedély is szükségeltetik a 18 év alatti fiatal foglalkoztatásához. Külön kiemeli a törvény, hogy a kulturális, művészeti, sport-, és hirdetési tevékenység keretében a 16. életévét be nem töltött személy is foglalkoztatható, de csak gyámhatósági engedéllyel.
- munkaviszony másik alanya (aki a foglalkoztató): munkáltató neve, székhelye;
- munkakör;
- munkabér
Nem kötelező, de célszerű elemek a következők:
- munkaidő (heti vagy napi);
- munkavégzés helye;
- munkaviszony tartalma: határozott vagy határozatlan.
Tájékoztató
A tájékoztató egy egyoldalú jognyilatkozat, melyet a későbbiekben a munkáltató módosíthat. Főszabályként a heti 8 órát meghaladó, illetve 1 hónapnál hosszabb időtartamú munkaviszony kezdetét követő 15 napon belül részletesen tájékoztatni kell a munkavállalót:
- napi munkaidejéről, munkarendjéről, az alkalmazott munkaidőkeretről, ha van ilyen;
- a béren kívüli juttatásokról: bérpótlékok, munkábajárás vagy étkezés támogatása, prémium/bónuszrendszer, SZÉP-kártya, stb.
- a munkabérről való elszámolás módjáról, a munkabérfizetés gyakoriságáról, a kifizetés napjáról,
- a szabadság mértékéről, számítási módjáról és kiadásáról;
- a munkáltatóra és a munkavállalóra irányadó felmondási idő megállapításának szabályairól.
- a munkáltatói jogkör gyakorlójáról,
- arról, hogy a munkáltató kollektív szerződés hatálya alá tartozik-e,
- arról, hogy működik-e üzemi tanács a vállalatnál,
- arról, hogy van-e szakszervezet,
- valamint arról, hogy milyen belső szabályok az irányadóak a szervezet működésére vonatkozóan.
Munkaköri leírás
Főszabályként a munkaviszony kezdetét követő 15 napon belül részletesen tájékoztatni kell a munkavállalót a munkakörébe tartozó feladatokról is, azonban célszerű ezt minél hamarabb, a munkaszerződés megszületésekor megtenni a későbbi félreértések elkerülése végett.
A munkaköri leírást is külön dokumentumba célszerű foglalni.
Az alábbi tartalmi elemeket kell belevenni:
- Munkakör megnevezése
- Munkavállaló neve,-Munkakör célja,
- A munkakör ellátásához szükséges végzettségek, gyakorlat és kompetenciák,
- Felettese,
- Beosztottai,
- Ki helyettesíti?
- Kit helyettesít?
- A munkakörbe tartozó feladatok,
- Döntés-előkészítési jogkör,
- Döntési jogkör,
- Felelősségi kör,
- Vonatkozó jogszabályok, vállalati szabályzatok, folyamtok, eljárások.
Tájékoztató a személyes adatok kezeléséről
A munkáltatók munkavállalóik személyiségi jogait eddig is csak akkor korlátozhatták, ha arról előzetesen tájékoztatták őket. Mostantól azonban az értesítést írásba kell foglalni, és meg kell indokolni a korlátozás szükségességét. Előzetesen, írásban külön kell tájékoztatni a munkavállalót arról is, ha elektronikus megfigyelő rendszer működik a foglalkoztatónál, (pl. kamera, nyomkövető) továbbá szigorú előírások vonatkoznak a munkavállaló biometrikus adatainak (pl. ujjlenyomat) kezelésére is.
Fontos tudnivaló még, hogy személyes iratokat nem lehet másolni, viszont kötelező a munkáltató felé azok bemutatása. Ugyanez a helyzet az erkölcsi bizonyítvánnyal is, amennyiben az előírásoknak megfelelően indokolt annak bekérése.
A munkaszerződés módosítása
Attól függetlenül, hogy mennyi ideig áll fent a felek közötti munkaviszony jellegű jogviszony, van lehetőség a munkaszerződés módosítására.
A módosításra vonatkozó előírások:
- Minden esetben írásba kell foglalni.
- A munkavállaló hátrányára nem módosítható.
- A munkaszerződés módosítását a munkáltató és a munkavállaló is kezdeményezheti, de egyikük sem köteles elfogadni a másik fél ajánlatát, ha az számára sérelmes lenne.
- Alapszabály, hogy a munkaszerződést csak közös akarattal lehet módosítani, tehát a munkáltató nem módosíthatja egyoldalúan, a munkavállaló belegyezése nélkül, illetőleg a dokumentumot az arra jogosultaknak kell aláírni, tehát a munkavállalónak, illetve a munkáltatói jogkörrel rendelkező személynek. Ez azért lényeges, mert még manapság is adódik olyan eset, amikor például a könyvelő küld egy értesítőt a heti munkaidővel kapcsolatban, amit egyértelműen semmisnek kell tekinteni. Ha bármelyik eset fennáll, a munkavállalónak joga van keresetet indítani a munkaügyibíróságnál, valamint megtagadni a módosítás szerinti munkavégzést. Ha azonban a munkavállaló új munkakörében munkaszerződés-módosítás hiányába is elkezd dolgozni, illetőleg abban huzamosabb ideig munkát végez, ott, mivel ráutaló magatartás történik, ezért kizárólag az írásba foglalás hiánya miatt nem hivatkozhat érvénytelenségre.
- A munkaszerződés módosításánál javaslom minden esetben elővenni az eredeti szerződést annak érdekében, hogy helyesen módosítsuk azt, hiszen ebbe a dokumentumba a felek alapadatain kívül a munkaszerződés módosítással érintett pontja/pontjai kerül/kerülnek felsorolásra.
- Fontos, hogy ha több mondatból áll az adott pont, amiből csak egyet módosítunk, és a többit már az újba nem írjuk bele, akkor az törlődik is.
- A pontok új szövegezése után természetesen rögzítjük, hogy a munkaszerződés módosítással nem érintett pontjai változatlanul, továbbra is érvényben maradnak.
- Munkaszerződést lehet módosítani határozott és határozatlan időre, így ezt is rögzíteni kell a módosításban.
A leggyakrabban módosított elemek a következők:
- Munkabér: Ezt emelni és csökkenteni egyaránt lehet. Ha úgy emelünk bért, hogy nem születik hozzá kapcsolódóan dokumentum, és azt a munkavállaló ráutaló magatartásával elfogadja, azt már visszavonni nem tudjuk.
- Munkavégzés helye: Ha módosítani kell, akkor a legfontosabb szabály, hogy az új munkavégzési hely, illetve az oda és onnan való hazajutás a munkavállaló számára nem járhat aránytalanul nagy teherrel (pl sok várakozással).
- Munkakör: akkor kell módosítani, ha az tartósan és teljes mértékben megváltozik. Nagyon javaslom, hogy minden esetben készüljön mellé munkaköri leírás is, mely a munkakörhöz tartozó feladatokat, valamint a döntési és felelősségi hatásköröket is letisztázza.
Nem megengedett a munkaszerződés-módosítás az alábbi esetekben:
- Ha a feleket módosítaná, tehát a munkáltatót és munkavállalót. Ha a munkáltató alanyában következik be változás, akkor a munkáltatói jogutódlás szabályai szerint kell eljárni.
- A munkaviszony nem módosítható egyszerűsített foglalkoztatásra vagy alkalmi munkára.
A munkaszerződés kötelező módosításának esetei:
- A szülési szabadság illetve a hosszabb fizetés nélküli szabadságot követően a munkáltatónak kötelező ajánlatot tenni a munkabér módosítására. Ennek során a munkavállalóval azonos munkakörű munkavállalók részére a munkáltatónál időközben megvalósított átlagos éves béremelés mértékét kell alapul venni, ilyen munkavállaló hiányában pedig a munkáltatónál ténylegesen megvalósult átlagos éves béremelés mértéke az irányadó.
- A nőt a várandósság megállapításától gyermeke 1 éves koráig az állapotának egészségügyi szempontból megfelelő munkakörbe kell áthelyezni. a várandósság tényének igazolása nem elegendő a munkakör módosításhoz, hanem munkaköri alkalmasságára vonatkozó orvosi vélemény szükséges ehhez.
- A megváltozott munkaképességű munkavállalónál módosítani lehet a szerződésen, ha eredeti munkakörében tovább nem foglalkoztatható.
- A munkáltató a munkavállaló ajánlatára a gyermek hároméves koráig – három vagy több gyermeket nevelő munkavállaló esetén a gyermek ötéves koráig – köteles a munkaszerződést az általános teljes napi munkaidő felének megfelelő tartamú, azaz 4 órás részmunkaidőre módosítani.
Egységes szerkezetbe foglalt munkaszerződés
Nem egy munkáltatónál jelent kihívást, ha az évek során változnak a munkaszerződés pontjai, belekerülnek, illetőleg kikerülnek belőle bizonyos szabályok, megállapodások. Ebből fakadóan előfordul, hogy egy-egy munkáltatónál több munkaszerződés-forma van érvényben, ami okozhat problémát például az egyenlő elbírálás és szabályok alkalmazása terén.
Ha már valóban nehézkes ezeknek a szerződéseknek a kezelése, javaslom, hogy egy dátum kijelölésével egységes szerkezetbe kell foglalni azokat. Ez azt jelenti, hogy valamennyi munkavállaló munkaszerződésének pontjai és azok tartalma szinte egyforma lesz, kivéve természetesen a személyes adatokat, a munkakört, a bért, esetlegesen a heti munkaidőt.
Ebben az esetben a meglévő munkatársak új munkaszerződésének elejére egy „Praembulum” rész kerül be, melyben rörgzítjük, hogy azért volt szükség egy újabb munkaszerződésre a fennálló munkaviszonyon belül, mert azokat egy bizonyos dátumtól egységes szerkezetben kívánjuk tovább használni. Ezt követően a munkaszerződés új formája következik, a munkavállaló és a munkaviszony adatainak beillesztésével. Fontos itt, hogyha a munkavállalónak az aktuális munkakörét, bérét, stb-t rögzítsük. Ezt természetesen a későbbiekben lehet módosítani.
Összefoglalva elmondható, hogy habár a fentiekben leírtak alapján el lehet készíteni a munkaviszonnyal összefüggő dokumentumokat, mégis azt javaslom, hogy a megfelelő formák, illetve a „kényes” esetekhez vegyük igénybe a munkajogász segítségét.
Csenteri-Dénes Ildikó
HR Business Parner & coach
