Mikor egy cég életében elkövetkezik a döntéshelyzet, miszerint fel kell venni egy új kollégát – aki természetesen már ha tegnap lépett volna be is késő lett volna – néha a legkevesebb idő jut az alapos tervezésre. Pedig ha eléggé körültekintően tervezünk, akkor nagyon sok időt, energiát és pénzt spórolhatunk a folyamat közben.
De kezdjük egy kicsit az alapoknál.
Mi is az a munkakör?
A szakirodalom úgy definiálja, hogy a munkakör az egyén által elvégzendő feladatokat és felelősségi köröket foglalja magában. A munkakör a szervezet legkisebb egysége, építőköve. Ennek összefoglalására szolgál a munkaköri leírás, azonban ez csak egy szűk kivonata annak, hogy valójában milyen feladatokra milyen embert keresünk.
Hogyan is kell tervezni?
Egy vállalkozás fejlődésével egyre több munkakörünk lesz. Ha nincs egy külföldről átvett szervezeti felépítésünk, vagy máshonnan vett mintánk, akkor többször úgy kezdődik a folyamat, hogy a kollégák le vannak terhelve és le szeretnének adni feladatokat, illetőleg egy teljesen új terület bevezetésére kerül sor a vállalati folyamatelemzések során, ami újabb
munkakörök kialakítását eredményezi.
A munkakörök kialakítását munkakörelemzéssel vagy munkaköri audittal végezzük. A munkakörelemzés a munkakörök tanulmányozásából, az azokra vonatkozó adatok gyűjtéséből, valamint a munkakörök leírásához és követelményeinek meghatározásához szükséges véleményalkotásból álló, rendszerezett folyamat. A munkakörelemzés olyan emberi erőforrásmenedzsment módszer, amely lehetővé teszi, hogy a szervezet munkaköreiről irányítottan gyűjtsük össze és rendszerezzük az információkat további menedzsment célokra történő felhasználás érdekében. Célja: a munkakörről irányítottan összegyűjteni, rendszerezni a legfontosabb információkat munkakör célja, feladat, felelősség, szükséges problémamegoldás, kapcsolódó hatáskör, kapcsolatrendszer munkakör ellátásához szükséges kompetenciák meghatározása.
A munkakörelemzést számos területen felhasználhatjuk még a toborzás-kiválasztáson kívül: teljesítményértékelés, motiváció- és karriermanagement, munkavállalói kapcsolatok, munkajog.
Miles van der Rohe szerint az „Ördög a részletekben rejlik”. Ez igaz ebben az esetben is. Kiegészíthetjük azzal, hogy nem csak az ördög, de a siker kulcsa is ez.
A munkaköri audit:
-vállalati értékek, illetve ezek megjelenési formái a hétköznapokban;
-szervezeti egység, azok jellemzői, ahová a munkakör tartozik: milyen napi/heti/havi kapcsolódások, input-oututok vannak;
-jellemző feladatok, résztevékenységek, azok gyakorisága és nehézségi foka: szakmai és vezetői feladatok egyaránt;
-szakmai és vezetői személyiségjegyek, kompetenciák, melyek egyrészt a leendő munkatársat, másrészt a kollégákat, a felettest és a többi vezetőt jellemzik.;
-mennyiségi és minőségi teljesítmény elvárások, mutatószámok és azokra való személyes ráhatása;
-fizikai és pszichés terhelések: napi konkrét pozitív és negatív szituációk;
-használt eszközök és ahhoz szükséges képesítés és felelősség;
-felelősségi körök, szintek;
-döntéselőkészítési és döntési jogkörök, szintek;
-kapcsolatok szervezeten belül és kívül;
-munkakörülmények – itt szintén a legapróbb részletek is fontosak;
-jogszabályi tudást és alkalmazást igénylő területek és feladatok;
-fluktuáció okai, illetőleg, hogy történt-e ebben változás;
A munkakörelemzést végezhetjük kérdőíves és interjú módszerrel, munkanap-felvétellel, önfelméréssel, illetve más cégeknél végzett benchmark tevékenységgel is.
Miután elemeztük és összegyűjtöttük, hogy pontosan mik azok a feladatok amiket munkatársunknak el kell látnia, fontos, hogy megfelelően elnevezzük a munkakört.
Mint ahogy másban sem, ebben sincsenek evidenciák. Egy recepciós vagy egy beszerzői munkakör minden egyes cégnél mást jelent. Van olyan eset, ahol pusztán a nyelvtudás miatt mérnöki elnevezést adnak egy olyan munkakörnek, ami feladataiban és felelősségében inkább egy technikusinak felel meg. Maga ez a tény nemcsak a toborzást és kiválasztást nehezíti
meg, de az elégedettségi szint növekedését is gátolja mind a vezetőben, mind pedig a munkavállalóban.
Belső és külső toborzás-kiválasztásnál, ösztönzésmenedzsment és karriermenedzsment folyamatoknál kiemelten fontos, hogy mindenki tudja, hogy pontosan milyen feladatok tartoznak egy adott munkakörhöz. Minél egyértelműbben és hatékonyabban kommunikáljuk ezt, illetőleg mindkét oldalon feltesszük a szükséges kérdéseket, annál biztosabb eredményre jutunk.
Mégis ki végzi ezt el?
Hibás feltevés az, hogy a munkakör tervezése kizárólag a HR feladata lenne. Magáért a folyamatért és annak teljesüléséért valóban a HR felelős, viszont mindig (vagy legalábbis ideális esetben) a közvetlen felettes az, aki meg tudja mondani, hogy mi a munkatárs feladata és hogyan áll össze egy napja vagy munkahete. Kérhetik ebben a már meglévő kolléga segítségét, hiszen ő az, aki a feladatot elvégzi. Kérhető itt más cégektől benchmark adat is, mely kiindulhat szakmai vagy HR oldalról egyaránt. Ez egy közös munka, amit időről időre felül kell vizsgálni. Sokszor tapasztalni már ebben a státuszban egymásra mutogatásokat, viszont a cél mégis csak az, hogy megtaláljuk az ideális kollégát.
Mit nyerhetünk ezzel az audittal?
1. Javulnak a toborzás mutatószámai
Elsősorban az időbeliség csökken. Egy jól körülhatárolt feladatra és felelősségi körre könnyebb munkatársat találni, hiszen az mind a HR-nek, mind a jelöltnek egyértelmű lesz.
Amikor a vezető is egyértelműen tudja, hogy kit szeretne felvenni, már ő maga is magabiztosabban áll oda a jelölt elé. Az akarattal vagy nem akarattal elhallgatott részletek akár több héttel is megnövelhetik a felvételi eljárás időszakát.
2. Nem kell újra és újrakezdenünk a keresést.
Nem lesznek felesleges körök és olyan momentumok, amik csak a 3. körben, a megállapodás előtt derülnek ki akár a cég számára is. Nem sok bosszantóbb van, mint amikor elölről kezdhetjük az egész munkát.
3. Javul a munkáltatói brandünk
Felesleges azt részletezni, hogy az elmúlt években hatalmas verseny kezdődött meg a munkavállalókért, ezért egyáltalán nem mindegy, hogy milyen hírünk megy a munkaerőpiacon. A jelöltélménynek egy nagyon fontos része, hogy a cég egyáltalán
tudja-e, hogy kit keres. Több alkalommal hallhattuk jelöltektől, hogy „nem volt rossz a cég, de azt sem tudják mit akarnak”. vagy „ezeknek fogalmuk sincs, hogy ebben a munkakörben mit is kellene csinálni.” Ez mind gyengíti a cég munkaerőpiaci pozícióját, hiszen ezt a jelöltek egymásnak is elmesélik.
4. Csökken a fluktuáció, nagyobb a beválási arány
Ez megint csak egy nagyon fontos HR-hez köthető mutatószám, de ennél sokkal fontosabb, hogy az alapos tervezéssel, a megfelelő kommunikációval és a hiteles működéssel nem hazudunk a munkatársnak, ami az elmúlt évek Top 3 felmondási indokai között szerepel. Az, hogy pontosan tisztában vannak a munkatársak feladataikkal, illetőleg nem érzik azt, hogy zsákbamacskát vettek, mind erősítik az elkötelezettséget. Nem is érdemes elköteleződésről vagy lojalitásról beszélnünk, vagy elvárnunk a másik oldaltól, ha mi magunk nem vagyunk hitelesek. Ha megvizsgáljuk a másik oldalt is: hogyha munkavállalónkban sok a kérdés saját munkakörével, feladataival, annak felelősségével és jogköreivel kapcsolatban, az ebből adódó – akár szinte – szinte folyamatos feszültség és frusztráció egyértelműen negatívan hat motiváltságára, elégedettségére és teljesítményére, mely közép- és hosszú távon sem szolgálja sem az ő, sem munkaadója érdeke.
5. A szervezeti önismeret egy magasabb szintjére lépünk
A szervezeti önismeret még viszonylag egy új szókapcsolat, viszont ha definiáljuk, akkor rájövünk, hogy enélkül valójában semmijen területen nem működhetünk jól. A tisztánlátás, az, hogy a vállalati működési mechanizmusainkat, értékeinket s fejlesztendő területeinket folyamatosan a legnagyobb őszinteség és megoldás- fókusszal kitesszük az asztalra, biztosítja a fejlődést rövid- közép és hosszútávon egyaránt. Ha magas önismerettel bíró munkatársak dolgoznak egy magas szervezeti önismereti munkahelyen, garantált lesz a hatékony együttműködés és fejlődés. Összefoglalásként azt javaslom, hogy munkatárs-felvétel előtt alaposan monitorozzuk a munkaköröket, végeztessünk munkaköri auditot, hiszen a fenti tényezők nem kevés időt, pénzt és energiát emésztenek fel.
Amennyiben kiváncsi arra, hogy hogyan is végezzük mi a munkaköri és folyamatauditot, kérjen ingyenes konzultációt az info@csdi.hu e-mailcímen.
Csenteri-Dénes IldikóHR Business partner & Coach
